イベント運営〜冬季大会に向けて〜


福祉の事業

私は今年の6月に転職をして、福祉関係の事業所で働いています。
障がいのある方々が社会との繋がりを持ちながら健康的な生活を送れるようにスポーツ活動を推進し、大小様々な大会を開催して発表の場を作るという公益性の高い事業を世界的に展開している組織で、4年に1度開催される大規模な夏季大会と冬季大会があり、それぞれ国内大会と世界大会があります。
私は来年開催される国内の冬季大会実行委員会事務局で仕事をしています。
6月には、地元の大きなお祭りのファイナルパレードで、冬季大会のロゴが入ったTシャツやはっぴを着て180人程で手旗を振りながら、来年の冬季大会のPRをして練り歩きました。
いつもはお祭りの観客側であった自分が、華々しい大舞台で観られる側になるのはなかなかない貴重かつ素晴らしい機会で、思い出深い経験をさせてもらいました。


アクティブなミッション

7月には、来年の冬季大会のシンボルともなる『聖火』を頂く採火式と、『聖火』をランタンに入れ各地区に分ける分火式と、『聖火』を点火したトーチを手に冬季大会に出場する選手や大会サポーターをしてくれている有名アスリートが一緒に走るトーチランが開催され、私はその準備と当日の運営に関わらせてもらいました。
来賓へのご案内や備品の管理など主に事務的な準備作業を進め、当日は式典会場となる現地で初めて東京本部のスタッフの方々に会うと「初めまして」の挨拶も早々に、即、準備作業に取り掛かりました。
式典の段取りを仕切るのは何度もイベントの運営をこなしてきているベテランの東京本部スタッフで、私はただただ指示通りに素早く正確に与えられたミッションをこなすことに専念しました。
デスクワークと違い、現場ではアクティブな作業が求められるので久しぶりに全身を動かして取組みました。


リーダーの役割

東京本部のスタッフはイベント運営に必要な指示の出し方が的確で、私は一緒に仕事をしていて心地良く、現場で自分が成果を挙げて役に立っていることを実感できました。
私は過去にいくつかの職場で仕事をし、いろんなタイプの上司から指示を受けてチームの一員として動くことも、自分がチームのリーダーとして司令塔になりメンバーをまとめて仕事をこなすことも経験してきました。
そこで思うのは、やはり人員を動かしてチームの力を発揮させられるかどうかは司令塔となるリーダーの力量次第ということで、どんなに職務経験が長くてもリーダーとしての資質がない人には残念ながらチームを上手く回すことはできないということです。
若くてもリーダーとしての資質が十分な人もいれば、職務経験の長さから役職が与えられても実質その役割を果たすことができず空回りして苦しそうな人もいます。


シンプルな要点

私が考える『チームを率いる為の要点』はとてもシンプルです。

① 指示は、思い違いや取り違いが起こらないよう誰が受けても内容が明確に理解できる伝え方でする。
② 毎日の朝礼などで情報共有を習慣化し、全員が運営に必要な人材だとお互いに意識する。
③ スタッフの意見を非難反発と捉えて反射的に拒否するなど、器の小さな言動でチームの士気を下げない
④ 威厳威圧的な態度ではなく度量と仕事の実力でこそ身につくものだと認識する。
⑤ 自分を支えてくれるスタッフがいるからこそリーダーとしての職務が果たせているという事実に感謝の気持ちを持つ。

私は過去に自分のチームを率いる職務を通し、人間的な深い部分を学ばせてもらえたことに心から感謝しており、現在、東京本部の司令塔の方々の仕事方法に刺激をもらえていることをありがたく思っています。


現地説明会

11月上旬の週末には、冬季大会の式典や競技が行われる会場を実際に見て回る現地説明会が開催されました。
冬季大会に参加する日本各地の選手団の代表者が遠路よりはるばる参加し、80名程でのバスツアーとなりました。
今回も段取りは東京本部のスタッフが仕切り、私は現地の事務局で指示を受けて参加者への書類発送やIDカードなどの備品準備を担当しました。
従来のように同じオフィスでデスクを並べ顔を合わせていなくても、仕事の指示をもらって業務をこなしているイレギュラーな環境に不思議な感覚を持ちながら、現代社会の新しい働き方である『テレワーク』の類似体験のようにも思え、そういうスタイルで働いていくのも一つかもしれないと、新しい分野を自分の体験としてインプットできているような気になりました。
司令塔さえしっかりしていれば、仕事に距離など関係ないのかもしれません。


サービス業と洞察力

大型バス2台を連ねて3市5会場を巡る大規模なバスツアーだったので、今回は冬季大会の実行委員でもある旅行会社がツアーの手配をしてくれました。
東京本部のスタッフ10名以上、旅行会社のスタッフ10名以上、現地事務局の私たちと、人員的には十分だったので余裕をもって参加者の誘導などができたと思います。
私はサービス業経験者なのですが、数あるサービス業の中でも旅行会社の方々を特に尊敬しています。
サービス業にはお客様の様々なご要望や突然の変更が常に付きものですが、旅行会社に関しては旅程や人数の変更に加え、天候による交通障害旅行中の怪我、その他の様々なアクシデントなど、あらゆる事態に対応してお客様の安全を確保しなくてはならないので、とにかく洞察力と応用力に長けていないと務まらない過酷な仕事だと思っています。


自分の天職

今回、私がエリートとして尊敬する旅行会社の方々と一緒に2日間、同じ側に立って仕事をさせて頂き、体育会系の機敏な身のこなしや、スムーズな誘導方法とタイミング、スーツ姿での常に姿勢の良い立ち振る舞いは見ていて勉強になりました。
私は1日目のツアー集合場所では受付係として参加者の皆さんにIDカードや資料を渡、夕食を兼ねた懇親会ではホテルの大きな宴会場でそれぞれのお席へのご案内をして、久しぶりにたくさんの人に笑顔で話しかけているうちに、過去にサービス業をしていた頃を懐かしく思いました。
ツアーで訪れる会場では参加者の先に周りドアを開けて押さえたり、バスの見分けが簡単につくように『●号車』というパネルをにこやかに掲げて参加者をお迎えしたりと、サービス精神でごく自然に気の利いた行動をとり心躍らせている自分「やっぱり、私にとっての天職はサービス業なんだなぁ・・・」実感しました。


新たなスキル

私は福祉関係の仕事に進みたいと思い今の仕事に転職し、今後も福祉方面で役に立てるような仕事をしたいと思っていますが、自分の天職はサービス業だということを知っています。
なので、自分が興味を持っている福祉関係の仕事と自分の天職であるサービス業を結び付けて上手く活かせる事業ができたらなぁと思います。
今は冬季大会の開催が近づき段々と仕事が忙しくなってきたので大会準備に集中し、自分が担当している経理業務をこなして更なるスキルアップに努めるのが優先ですが、いずれじっくりと考えるつもりです。
東京本部の経理指導者と私は以前金融機関に勤めていたという共通点があり、確認や資料添付についてのこだわりなど仕事の細かさや厳しさ共感を覚えます。
厳正な処理を求められ、それをこなすのが当たり前というハードな環境は、レベルの高いスキル習得に繋がるので、私は今の環境に恵まれてラッキーだと思っています。


冬季大会への想い

現地説明会1日目の懇親会では、東京本部のスタッフと競技運営に関わる委員、そして現地事務局の私たちがステージ上で挨拶をしました。
東京本部には3人の新人女性が入り、年明けには新人男性も仲間入りするとのことで、グローバルな福祉活動経験若さ溢れるマンパワーを発揮して益々この事業を発展させてくれるだろうと心強く感じました。
この事業の競技指導者として長年尽力してくれている競技委員の皆さんからは冬季大会への意気込み福祉事業に対する情熱が感じられ、私はきっとこの冬季大会が大成功を収められるように、与えられた仕事を地道にこなすことで大会運営の役に立とうと強く思いました。
冬のイベントということで、天候による交通障害最大の心配事ですが、この冬季大会が穏やかな天気に恵まれるよう、私は大会運営側の一員として日々精進していきたいと思います。